Wat doe je met de mailbox van een ex-werknemer?

3 recente beslissingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) maken het (nog) duidelijker

Wanneer een werknemer uit dienst gaat, blijft één vraag opvallend vaak onder de radar: wat doen we met de mailbox?

In de praktijk zien we nog vaak oplossingen zoals:

• mails automatisch doorsturen naar een collega
• de mailbox nog “even” laten bestaan
• toegang geven aan anderen “voor de continuïteit”

Drie recente beslissingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) tonen aan dat dit juridisch bijzonder risicovol is.

1. De basisregel: weg= weg

De Geschillenkamer beschouwt het gebruik van een gepersonaliseerd professioneel emailadres, alsmede de verwerking van de daaraan gekoppelde persoonsgegevens, als een wezenlijk onderdeel van de professionele activiteiten van de werknemer. Deze verwerking
wordt derhalve gedurende de duur van de tewerkstelling noodzakelijk geacht voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, in overeenstemming met artikel 6.1.b) AVG.

Zodra de arbeidsovereenkomst eindigt, verdwijnt deze rechtsgrond om de mailbox verder te gebruiken. De GBA is daar streng in: toegang tot de inhoud van de mailbox na vertrek is in principe niet toegelaten.

3. Wat kan dan wél? Een beperkte overgangsperiode

De GBA laat wel een beperkte, praktische oplossing toe om de continuïteit te waarborgen:

• De mailbox wordt afgesloten
• Er wordt een automatisch antwoord ingesteld met vermelding van een alternatief contactpunt om zelf de mail naar te forwarden indien gewenst.

Let op: deze oplossing is tijdelijk. In principe maximaal 1 maand. In uitzonderlijke situaties kan een lagere termijn (tot 3 maanden) verantwoord worden. Na die periode moet de mailbox verwijderd worden

4. Geen “tussenoplossingen”

Wat duidelijk naar voren komt uit de beslissingen: er is weinig ruimte voor creatieve of “praktische” of “overeengekomen” tussenoplossingen

Maatregelen zoals:

• mailboxen langdurig actief houden
• gedeelde toegang voorzien
• systematisch berichten recupereren
• het instellen van een alias
• een clausule waarin wordt overeengekomen dat mails langere tijd worden bewaard i.k.v. eventuele controles en aansprakelijkheden

staan op gespannen voet met de GDPR. In de beslissing van 23 april 2026 zorgde dit laatste punt zelfs voor extra irritatie bij de GDPR en de toepassing van een administratieve geldboete:

“De Geschillenkamer oordeelt dat dit beleid inherent blijk geeft van minachting voor de bepalingen van de AVG, en met name per definitie een onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens tot gevolg
heeft. (…) Het feit dat de verweerder haar beleid heeft vastgelegd in een document dat werd toegevoegd aan de te ondertekenen arbeidsovereenkomst van de klager, wijst erop dat de onrechtmatige verwerking het gevolg is van een weloverwogen keuze van de verweerder.”

5. Tot slot nog een blik op de omgekeerde richting: wat met het recht op inzage van de ex-werknemer?

Inzagerecht is geen toegang tot de volledige mailbox

Een interessante nuance uit beslissing 134/2025: een ex-werknemer kan zijn recht op inzage uitoefenen,
maar dat betekent niet automatisch dat hij toegang krijgt tot de volledige mailbox. Het inzagerecht heeft betrekking op persoonsgegevens, niet op het integraal ter beschikking stellen van alle e-mails.

Conclusie: wat betekent dit voor HR en leidinggevenden?

De beslissingen van de GBA maken duidelijk dat mailboxbeheer geen louter IT-vraagstuk is, maar een privacy verplichting.

Voor organisaties betekent dit concreet: duidelijke procedures én concrete acties zijn noodzakelijk.

1. Tijdens de tewerkstelling

De Geschillenkamer oordeelt dat het openhouden van het e-mailadres of het bewaren van de mailbox van een werknemer niet kan dienen als vervanging voor een deugdelijk dossier- of archiveringssysteem.

Wil je vermijden dat belangrijke informatie in mailboxen blijft hangen en bij vertrek van de werknemer verdwijnt, maak dan tijdens de tewerkstelling duidelijke afspraken rond het archiveren van informatie uit mails.

Zorg ervoor dat de bedrijfsnoodzakelijke informatie op een passende wijze uit de mailbox van je werknemers wordt gehaald vóór het einde van de arbeidsovereenkomst en wordt bewaard in het relevante dossier in het daartoe bestemde archiefsysteem.

Wist je trouwens dat AI toepassingen hierbij kunnen helpen?

2. Na het einde van de arbeidsovereenkomst

Neem het afsluiten van de mailbox op in je checklist ontslag!

Een correcte aanpak bestaat uit:

• onmiddellijke afsluiting van de mailbox
• een correcte out-of-office met doorverwijzing
• en een tijdige, definitieve verwijdering