Onkostenvergoeding thuiswerk

3 november 2020HR trends

Wist je dat…

  • Een onkostenvergoeding bij telewerk niet verplicht is?
    • Het Hof van Cassatie verduidelijkt in haar arrest van 5 oktober 2020 dat wanneer geen geschreven afspraken gemaakt werden over het telewerk, laat staan over een onkostenvergoeding, dit niet tot gevolg heeft dat de werknemer aanspraak kan maken op de forfaitaire onkostenvergoeding van 10% die voorzien is in artikel 119.6 van de Arbeidsovereenkomstenwet. Niettegenstaande telewerk een vorm van huisarbeid is, bepaalt de Arbeidsovereenkomstenwet uitdrukkelijk dat een aantal bepalingen die gelden voor huisarbeiders (waaronder de forfaitaire onkostenvergoeding van 10%) niet van toepassing zijn op werknemers op wie cao 85 inzake telewerk van toepassing is. Anders gezegd: een telewerker op wie cao n°85 van toepassing is, komt niet in aanmerking voor een forfaitaire vergoeding van 10% voor de kosten verbonden aan huisarbeid, wanneer daarover geen afspraken werden gemaakt.
      • In de cao telewerk is enkel sprake van de verantwoordelijkheid van de werkgever om de benodigde apparatuur ter beschikking te stellen. Wanneer de werknemer zijn eigen apparatuur gebruikt bij het telewerken, zijn de kosten voor installatie van informaticaprogramma’s, werking en onderhoud en kosten inzake afschrijving van de apparatuur voor rekening van de werkgever. Partijen moeten hierover afspraken maken voor aanvang van het telewerk (verdeelsleutel bv.) Sommigen zijn van mening dat een verdeelsleutel 0-100 ook tot de mogelijkheden behoort, waarbij de werkgever dus niets betaalt.
      • Daarnaast verduidelijkt de cao dat de werkgever uitsluitend de kosten van de verbindingen en de communicatie vergoedt of betaalt die verband houden met het telewerk. Geen rechtstreekse verplichting voor de werkgever dus om deze kosten te vergoeden, maar eerder een beperking: de werkgever (-indien hij deze kosten wenst te betalen?-) mag hooguit de professionele kosten van verbindingen en communicatie vergoeden en dus niet het volledige abonnement.
      • Over een vergoeding van de kosten verbonden aan het thuiswerken (water, verwarming, elektriciteit,…) wordt in de cao telewerk niet gesproken.
  • RSZ en fiscus wel aanvaarden dat je de telewerker een onkostenvergoeding toekent vrij van RSZ en belastingen? 
    • De RSZ aanvaardt een onkostenvergoeding van 129,48 euro voor wie structureel en op regelmatige basis een gedeelte van zijn arbeidstijd thuis presteert en die bijgevolg in zijn woning een ruimte moet inrichten waar hij dat werk kan doen. Wie in het kader van de corona maatregelen thuis werkt, wordt niet beschouwd als telewerker in de zin van cao 85 die betrekking heeft op structureel telewerk aangezien het telewerk in de zin van de cao op vrijwillige basis moet gebeuren. Desalniettemin aanvaardt de RSZ uitdrukkelijk dat aan werknemers die in het kader van de corona maatregelen thuiswerken, zelfs al werkten zij voordien niet van thuis en zelfs al gebeurt dat zonder een formele overeenkomst inzake telewerk, wel een forfaitaire onkostenvergoeding van 129,48 euro kan toegekend worden vrij van socialezekerheidsbijdragen.
    • De RSZ aanvaardt ook een bureaukostenvergoeding van 10% van het loon verbonden aan telewerk. Deze kan niet gecumuleerd worden met de forfaitaire onkostenvergoeding van 129,48 euro. Je moet als werkgever dus een keuze maken uit een van beide systemen. In het kader van de corona maatregelen aanvaardt de RSZ uitdrukkelijk dat deze vergoeding tijdens het corona tele-thuiswerken verder betaald kan worden, zij het op basis van de bijlage telewerk en de daarin afgesproken telewerkdagen. De RSZ aanvaardt niet dat de 10% onkostenvergoeding tijdens het tijdelijk voltijds tele-thuiswerken op het volledige loon berekend zou worden. De werknemers die tijdelijk in de kader van de Covid-19 maatregelen volledig van thuis uit werken bevinden zich immers niet in een situatie van thuisarbeid zoals voorzien in Titel VI de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, en evenmin in een situatie van telewerk in de eigenlijke zin van het woord. In dat geval kan de werkgever er wel voor kiezen om de forfaitaire vergoeding van 129,48 euro te betalen in de plaats van de 10%, als dit laatste lager zou zijn.
    • Daarnaast kunnen ook nog andere kosten forfaitair vergoed worden, vrij van RSZ: gebruik van de eigen PC (20 euro/maand), gebruik van de eigen internetverbinding (20 euro/maand), andere kosten (gebruik eigen telefoon, aankoop van een scherm of een scanner, …) mag de WG bijkomend terugbetalen o.b.v. werkelijke kosten. Zie ook https://www.rsz.fgov.be/nl/werkgevers-en-de-rsz/coronavirus-maatregelen-voor-werkgevers/vergoeding-voor-thuiswerk.
    • De fiscus aanvaardt eveneens dat je als werkgever bepaalde onkosten forfaitair terugbetaalt aan de telewerker, maar tot voor kort hanteerde de fiscus hierover geen algemeen standpunt zoals dat wel al geruime tijd het geval is voor de RSZ. Wanneer je als werkgever een onkostenvergoeding wenste te toe te kennen, kon je hierover vooraf een ruling aanvragen bij de fiscus. In het kader van de corona maatregelen werd een fast track procedure voorzien om dergelijke onkostenvergoeding voor de telewerkers voor te leggen aan de fiscus en in juli 2020 werd deze procedure opgevolgd door een circulaire (2020/C/100). Voortaan is er dus ook vanwege de fiscus een meer algemeen standpunt over de toekenning van onkostenvergoedingen aan telewerkers. Net als de RSZ vereist de fiscus dat er sprake is van regelmatig en structureel thuiswerken. Ongeacht of het gaat om thuiswerken in de zin van cao 85 of niet, verduidelijkt de fiscus dat aan deze voorwaarde voldaan is zodra minstens 5 werkdagen per maand van thuis wordt gewerkt. Belangrijk hierbij te onderlijnen dat je geen onderscheid mag maken naargelang de functie(categorie) van de werknemer. Indien de werkgever andere bureaukosten wil vergoeden of toch wil differentiëren tussen werknemers(categorieën), dan kan hierover nog altijd een ruling worden aangevraagd volgens de klassieke procedure. Zie hierover de tekst van de circulaire en de communicatie vanwege de FOD Financiën. Ook de fiscus aanvaardt bijkomend de vergoeding vrij van belastingen voor het gebruik van de eigen PC (20 euro/maand) en de eigen internetverbinding (20 euro/maand). De reeds bestaande circulaire van 16 januari 2014 hierover blijft van toepassing.

Opleiding volgen over dit thema?

Opleiding thuiswerk-ON DEMAND

Kom alles te weten over succesvol thuiswerken. Je krijgt een overzicht van het wettelijk kader rond thuiswerken en de zaken die je zeker moet regelen. Tegelijkertijd bekijken we ook een aantal aandachtspunten om van je thuiswerk-project een echt succes te maken. Na deze opleiding weet je welke stappen je moet ondernemen om vlot thuiswerk te implementeren in jouw organisatie.

In dit pakket krijg je ook een template bijlage aan de arbeidsovereenkomst en een template thuiswerk policy.

Bekijk hier gratis de eerste les van dit pakket.

Pin It on Pinterest